Las vinculaciones de un proyecto o tarea pueden ser realizadas de manera sencilla con el uso de un diagrama de PERT. Dicha herramienta resulta de mucha utilidad para planificar, organizar y programar detalladamente las tareas de un proyecto.
Si te interesa aprender cómo hacerlo, sigue leyendo este post hasta el final.
¿Qué es el diagrama de PERT y cuál es su fórmula?
Las siglas PERT hacen referencia a Program Evaluation and Review Technique, que se traduce al español como la técnica de revisión y evaluación de programas.
Ahora bien, el diagrama de PERT corresponde a una herramienta utilizada para la gestión de proyectos, que permite presentar de una manera visual todas las tareas y cronograma de su desarrollo.
Por lo tanto, en dicho diagrama es posible ver tanto la fecha de inicio como de finalización de un proyecto.
Ahora bien, con respecto a la fórmula PERT, es la siguiente:
E= (O+ 4M + P) /6
- Tiempo esperado= E
- Cálculo optimista del tiempo= O
- Cálculo del tiempo más probable = M
- Cálculo pesimista del tiempo = P
Características del diagrama de PERT
Dentro de las principales características del diagrama de PERT, se encuentran:
- Enfocado en la gestión del tiempo
Una de las características más destacadas del PERT es que su enfoque es la gestión del tiempo. De esta manera, busca controlar mejor la duración del proyecto y garantizar que los plazos se cumplan.
- Utiliza redes
El diagrama de PERT, también se apoya en el uso de redes para representar varias partes del proyecto e interdependencias, y calcular el tiempo que se llevará en cada fase del proyecto.
- La identificación de caminos críticos
Permite identificar aquellos caminos críticos que puede tener el proyecto, ya que son los que mayor impacto tienen en su duración total.
- Enfoque basado en probabilidad
Con el objetivo de estimar la duración de cada tarea o actividad, basa su enfoque en la probabilidad, representando las posibles incertidumbres que podrían generarse en cada una de ellas.
- Una gestión de riesgos
Otra parte de su enfoque está direccionada a la gestión de riesgos asociados con el proyecto a ejecutar. Todo es gracias al enfoque probabilístico, donde pueden determinar los posibles riesgos y el impacto que podrían ocasionar en el proyecto.
¿Cómo funciona el diagrama de PERT?
El diagrama de PERT funciona como una representación gráfica o visual, de todas las actividades o tareas de un proyecto. Además de las dependencias relacionadas a ellas. Dicha representación es realizada a través de nodos, vectores y flechas.
Pasos para crear un diagrama de PERT
Los gestores de proyectos siguen estos pasos al momento de crear un diagrama de PERT:
- Definir las actividades o tareas del proyecto
Lo primero a hacer, es definir todas aquellas actividades implicadas en el proyecto a través de una lista. De esta manera, se tiene mayor organización de las tareas.
Por ejemplo:
- Hacer una reunión inicial para hablar del proyecto.
- Diseñar un plan de comunicación.
- Implementar un caso de negocios.
- Identificar las dependencias
Tener en cuenta todas las dependencias de las tareas definidas, ya que, si falta alguna, podría presentarse un error en la gestión del proyecto.
Por otro lado, es importante mencionar que gracias a las dependencias es más fácil llevar un seguimiento de las actividades, debido a que pueden visualizarse y conectarse visualmente en el diagrama.
- Vincular las tareas del proyecto
Las tareas del proyecto deben ser vinculadas a través de flechas, nodos y tareas que logran representar los hitos o eventos.
A través de esta representación, los involucrados en el proyecto pueden entender mejor de qué se trata y las fases que deben cumplirse para culminarlo con éxito.
- Calcular el tiempo
Siempre se debe hacer un cálculo del tiempo que llevará cada tarea. En este punto las actividades deben detallarse de tres maneras:
- Optimista, estableciendo la cantidad mínima en la que puede desarrollarse un proyecto.
- Pesimista, especificando la cantidad máxima de desarrollo de un proyecto.
- Mayor probabilidad, la estimación más adecuada del tiempo que se necesitará para realizar una tarea.
Es importante manejar estos tres escenarios y especificarlos en este apartado, para luego hacer un cálculo individual de cada uno y determinar adecuadamente la duración prevista del proyecto, es decir la fecha de finalización.
Dicho cálculo suele determinarse con el uso de la fórmula del diagrama de PERT, antes mencionada. Una vez que se realice dicho cálculo, se pueden sumar cada una de ellas de manera separada y estimar la ruta crítica que tendrá el proyecto, para determinar la viabilidad del mismo.
- Ingresar las tareas a la red del proyecto
Es momento de ubicar las tareas en la red del proyecto, junto al plazo estimado a la finalización de cada uno de ellos. Desde aquí se podrá visualizar la línea gráfica de todo el proyecto y determinar la ruta crítica del mismo.
- Gestionar el progreso de las tareas
Finalmente, el último paso consiste en gestionar el progreso de las tareas definidas en el diagrama de PERT. En la mayoría de los casos se suele hacer cerrando dependencias y minimizando los problemas a lo largo del camino, hasta que logren completarse.
¿Cuándo utilizarlo?
El momento más adecuado para utilizar un diagrama de PERT es:
- Determinar los caminos críticos de los proyectos que permitan garantizar el cumplimiento de plazos.
- Mostrar todas las interdependencias de las tareas.
- Calcular el tiempo necesario que se llevará cada proyecto.
- Cuando se requiere prepararse para proyectos grandes y más complejos.
- Al momento de identificar cuáles tareas requieren el uso de recursos y cuáles no. Algo que ayuda a ahorrarle mucho tiempo a los gestores de proyectos.
- Para visualizar el cronograma general que se llevará a cabo en un proyecto.
La mayor ventaja de implementar un diagrama de PERT, es que permite tener una visualización más amplia sobre el plan de proyecto a llevar a cabo y revisar detalladamente cada tarea que debe ejecutarse. Además de ser fácil de compartir entre todos los miembros del equipo involucrado en el proyecto.
