Al momento de iniciar una relación laboral, se utiliza una carta de empleo para establecer los términos de la contratación entre un empleado-empresa. Pero, ¿Qué es? ¡Acompáñanos a descubrirlo en este post!
¿Qué es una carta de empleo y quién la realiza?
La definición de carta de empleo corresponde a un documento enviado por una empresa a un candidato para especificar las condiciones de una oferta laboral o vacante disponible.
De esta manera, se logra notificar su acceso a la empresa, así como las condiciones y términos de contratación, con la idea de evitar cualquier tipo de confusión, tanto sobre el puesto como los objetivos empresariales.
Ahora bien, con respecto al departamento encargado de emitir la carta, por lo general, es recursos humanos. Desde allí, el gerente o jefe de la empresa emite la autorización para su emisión. Sin embargo, también puede ser redactada por los reclutadores.
Elementos de una carta de empleo
Dentro de los elementos claves de una carta de empleo, se encuentran:
- El encabezado
En esta sección la empresa incluye sus datos, como es el nombre de la empresa, dirección, datos de contacto, logotipo y fecha.
- Datos del empleado
Para hacer más personalizada la carta de empleo, se incluyen los datos del empleado como el nombre completo, dirección e información de contacto, ya sea correo electrónico o número telefónico.
- Posición ofertada
Aquí se detalla toda la información correspondiente a la oferta laboral, como el título del puesto, descripción breve de las responsabilidades. Así como el nombre del cargo y el supervisor de dicha área.
- Detalles específicos de la oferta laboral
Los detalles específicos como el salario, horario, modalidad y beneficios adicionales, en caso de que los tengan, son especificados en esta sección.
- Las condiciones especiales
Hay algunas empresas que requieren pasar un periodo de prueba antes de formalizar la contratación. Otro tipo de condición exigida está relacionada a la presentación de exámenes médicos, capacitaciones. Y también se explican las condiciones bajo las cuales puede prescindirse del contrato.
- Confirmación y aceptación del contrato
Una vez que el empleado tiene todo claro y decide aceptar la oferta, hay un apartado donde se indica la fecha de inicio, el puesto a ocupar y la ubicación de trabajo (en caso de que cuenten con varias sedes).
Para garantizar que está de acuerdo con todo lo planteado, se exige la firma y sello (si aplica).
Cómo redactar una carta de empleo
Ahora que conoces los elementos que deben incluirse en una carta de empleo, algunos consejos para tener éxito en la redacción de la misma son:
- Revisar bien la ortografía
Una mala ortografía en la carta de empleo, puede afectar la imagen de la empresa que la emite. Por lo tanto, luego de hacerla, es necesario verificar si tiene o no errores ortográficos.
En caso de no contar con mucho tiempo, es posible apoyarse en herramientas o aplicaciones para correcciones ortográficas. Pero, siempre es importante garantizar que esté bien escrita.
- Ser específico y claro
No incluir tecnicismos o términos ambiguos en la redacción de la carta de empleo, ya que podría confundir a los colaboradores. Por lo tanto, lo más aconsejable es ser específico y claro en todo momento.
- Incluir información detallada sobre la oferta
Mientras más detallada sea la información de la oferta, mejor. De esta manera, es posible acelerar la contratación, debido a que no existirán muchas preguntas por parte de los empleados.
- Alinear la redacción a los objetivos de la empresa
La cultura empresarial debe estar presente en la redacción de la carta. Es por ello, que dentro de la redacción siempre deben tomarse en cuenta los objetivos de la misma. Esto le ayudará saber al contratante lo que puede esperar de la empresa.
- Apoyarse en la tecnología para el envío y firmas digitales
En la actualidad existen varios programas y aplicaciones de firmas digitales para facilitar la aceptación de la carta, en caso de que sea enviada de manera online a través de un correo electrónico.
Importancia de una carta de empleo
Para la mayoría de las empresas la importancia de una carta de empleo se debe a que, a través de ella es posible formalizar la relación entre el empleado y contratante de una forma clara y precisa.
Por otro lado, también puede servir como aval para asuntos legales o fines administrativos de los procesos internos de la empresa.
Para ambos lados, funciona como un documento de seguridad donde se establece una oferta laboral y se emite una contratación. Además de explicar todos los detalles de la vacante disponible.
Algo importante a mencionar sobre dicha carta, es que para que sea tomada como válida, debe tener la firma o sello de la empresa y del empleado. De esta manera, podrá constar que la contratación fue realizada de manera legal.
