En la facturación electrónica es importante saber a qué se refiere qué es xml, debido a que corresponde al archivo que contiene toda la información estructurada de una factura. ¡Descubre qué es y cómo funciona en este post!
¿Qué es xml?
Hablar sobre qué es xml es hacerlo de un archivo donde se almacenan todos los datos de facturación. Con respecto a la definición de XML, corresponde al lenguaje de marcado extensible (XML) utilizado para el envío y recepción de factura, que puede ser interpretado tanto por las máquinas como por los humanos.
Por otro lado, la información que contiene puede incluir imágenes y palabras. Además de otra información sobre el papel que desempeña.
Ahora bien, con respecto a su importancia se debe a que tiene validez fiscal. Además de funcionar como un comprobante de las operaciones comerciales realizadas por cada empresa.
¿A qué se le conoce como facturación electrónica?
A diferencia de la facturación física, que es entregada mediante un talonario, la facturación electrónica es enviada vía correo. Por lo tanto, solo se necesita una dirección de correo electrónico de la empresa para ser enviada.
Para saber que se trata de una factura xml, solo hay que fijarse en la extensión final utilizada en el archivo, que suele ser “.xml”.
¿A qué se refiere qué es xml en la facturación electrónica?
En palabras más simples, la definición de qué es xml corresponde a todos los datos estructurados incluidos en la factura electrónica.
Sin embargo, es importante mencionar que, con el objetivo de que puedan ser comprendidos fácilmente, son detallados y legibles en las diferentes plataformas informáticas que operan en el proceso.
De esta manera, las empresas pueden enviar y recibir las facturas electrónicas, sin considerar problemas de compatibilidad, ya que siempre podrán ser leídos.
Elementos de una factura XML
Los principales elementos encontrados en una factura xml son:
- Los datos del emisor y receptor.
- La información correspondiente a los productos o servicios prestados.,
- Impuestos aplicados.
- El monto total de la fctura.
- Elementos exigidos para cumplir con los requisitos legales.
Es importante mencionar que para que cada factura sea tomada como válida, debe ser presentada ante el organismo competente. En el caso de México, es directamente al servicio de administración tributaria (SAT).
Ventajas de facturación electrónica XML
Algunas de las principales ventajas que proporciona que es xml en la facturación electrónica, se encuentran:
- Tiene un alto nivel de legibilidad
La legibilidad del archivo que es xml es alto, debido a que es un lenguaje estándar para los programas informáticos. Por lo tanto, puede ser abierto con facilidad y tener acceso a su información.
- Es 100% compatible con la mayoría de los programas
No es casualidad que el XML haya sido elegido como el mejor lenguaje para las facturas electrónicas, ya que puede ser legible por la mayoría de los programas. Es por ello, que muchas empresas no han dudado en incluirlo.
- Proporciona seguridad para el envío y recepción de facturas
Es una forma de facturación muy segura, debido a que permite protegerse frente al fraude y el robo de datos durante el envío y recepción de datos. Algo que sin duda alguna es muy conveniente para las empresas, ya que el manejo de información se realizará de forma segura.
- Cumple con los requisitos necesarios para ser legal
Dicho archivo cumple con los requisitos exigidos en los distintos tipos de empresa, con respecto a la regulación de facturas. Es por ello, que es una de las más utilizadas para las facturaciones electrónicas.
- Permite supervisar las transacciones a distancia
No es necesario acudir a la empresa para saber cuáles son gastos o pagos a realizar por los productos/servicios adquiridos. Al trabajar con una facturación electrónica, es posible visualizarla desde cualquier lugar y momento.
- Se integra bien con otros sistemas de contabilidad
El modelo de archivo que es xml es capaz de integrarse fácilmente a cualquier sistema de contabilidad manejado por la empresa. Por lo tanto, los procesos contables pueden ser controlados desde un software.
Pasos para crear una factura XML
Los pasos a seguir para crear una factura XML son:
- El primer paso consiste en crear un archivo, ya sea en Word o en el bloc de notas y guardarlo con la extensión .XML.
- Lo siguiente es proporcionarle un nombre. En la mayoría de los casos suelen nombrarlo como “factura o factura más el nombre de la empresa”.
- Añadir la información en la parte del encabezado de la factura, donde se incluye la fecha, número la factura, nombre de la empresa que la envía, nombre de la empresa que recibe, y cualquier otra información necesaria.
- Agregar las líneas a la factura con la descripción, precio, cantidad, importe y número de artículo.
- Finalmente, colocar la información al pie de la página con las condiciones de pago, y cualquier otra información relevante.
- Guardar el documento y enviarlo a través de correo electrónico.
