En el sector empresarial el sistema ERP representa una de las mejores soluciones para gestionar y automatizar diversas tareas. Es por ello, que sigue siendo uno de los más implementados en la actualidad.
¿Te interesa saber más sobre este software? ¡Aprende todo en este post!
¿A qué se le conoce como sistema ERP y qué significan sus siglas?
Un sistema ERP hace referencia a un software diseñado para automatizar y facilitar la gestión empresarial. Gracias a su conexión con todos los departamentos de la empresa, sirve como apoyo para optimizar la productividad en cada uno de ellos.
En palabras más simples, puede definirse como un sistema que ayuda a agilizar las actividades diarias de la empresa, proporcionando un ahorro de tiempo considerable y eficiencia en la toma de decisiones.
Ahora bien, con respecto a sus siglas tienen el siguiente significado:
- E: Enterprise (empresa).
- R: Resource (recurso).
- P: Planning (planificación).
Por lo tanto, se reconoce como un software de planificación de recursos empresariales. Dichos recursos suelen incluir las siguientes áreas:
- Operaciones diarias de logística, distribución, producción.
- Sector finanzas, ya que incluye un módulo de contabilidad.
- Gestión de clientes con su funcionalidad de Customer Relationship Management (CRM).
- Recursos humanos, permitiendo llevar un control en el tratamiento de datos, reclutamiento, gestión de las nóminas, entre otros.
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
El funcionamiento de un sistema ERP consiste en una serie de módulos y aplicaciones integradas que trabajan de manera conjunta y almacenan la información en una base de datos.
Cada módulo está enfocado en un área o sector en específico. Sin embargo, la conexión entre ellos, les permite acceder a los datos en cualquier momento y en tiempo real para cubrir los requerimientos de la empresa.
Dependiendo de las necesidades del negocio que desee implementarlo, puede seleccionar los módulos a utilizar.
Tipos de sistemas ERP
Los tipos de sistemas ERP suelen dividirse de acuerdo al tamaño de la empresa que necesitan atender. Es por ello que nos encontramos con la siguiente clasificación:
- ERP para empresas pequeñas
Corresponde a aquel sistema ERP muy utilizado en los negocios locales, debido a sus necesidades de planificación. Sin embargo, también son capaces de cubrir los requerimientos de empresas pequeñas de un sector específico.
- ERP para empresas medianas
Las necesidades o requerimientos de este tipo de empresas, son mayores, en comparación al tipo de negocio anterior. Por lo tanto, se caracterizan por ser sistemas más escalables, capaz de cubrir procesos empresariales un poco más demandantes.
- ERP para empresas grandes
Se caracterizan por ser los más completos y potentes del mercado. Este sistema ERP es capaz de cubrir adecuadamente la planificación de una empresa grande, donde se maneja una gran variedad de datos y personal.
Sin embargo, es importante mencionar que dentro de esas empresas grandes se incluyen las startups, ya que su facilidad de escalabilidad es muy rápida.
Ventajas de adquirir un sistema ERP
Las ventajas de adquirir un sistema ERP para tu empresa incluyen:
- Todo está integrado en una sola plataforma
Una de sus primeras ventajas está relacionada a su facilidad de integración. Sí, todos los archivos y procesos están almacenados y pueden ser manejados desde una sola plataforma. De esta manera, las empresas logran tener acceso inmediato a ellos desde un mismo sistema.
- Permite automatizar los procesos
Algunos procesos pueden ser automatizados con la ayuda del sistema ERP, como es el caso de la gestión de inventarios, pedidos, entre otros. Esto es algo que permite reducir la carga laboral y optimizar el tiempo de respuesta.
- Acceso a los datos y plataforma en tiempo real
No importa desde donde deseen acceder al sistema para revisar los datos, porque el ERP tiene esta funcionalidad disponible. Dicho acceso es esencial para comprobar si el negocio está funcionando adecuadamente o es necesario realizar cambios.
- Menos costes para la empresa
Su implementación ayuda a reducir costes, debido a que hay una reducción de actividades redundantes, logrando ahorrar el uso de recursos.
- Mejora la comunicación y colaboración entre los equipos
Al facilitar el intercambio de información, los equipos de trabajo pueden eliminar las barreras de comunicación, y tener acceso a los datos en el momento que así lo necesitan.
Desventajas de la implementación del sistema ERP
Algunos desafíos que presenta la implementación del sistema ERP son:
- Alta inversión inicial
Por lo general, la inversión inicial que se necesita es elevada, ya que no solo cubre su adquisición, sino que también hay costes asociados a la parte de configuración e integración.
- Los trabajadores deben formarse para su uso
Otra desventaja es que los trabajadores deben ser formados para su uso. Por lo tanto, también se debe invertir en capacitación, ya que, son sistemas que no todos conocen.
- Tiempo para su adopción
Muchas veces los empleados muestran resistencia al cambio y requieren cierto tiempo para su debida adopción y adaptación. De esta manera, la curva de aprendizaje puede ser lenta y un poco frustrante.
