La implementación de la matriz de administración del tiempo ayuda a mejorar la gestión del tiempo para culminar con éxito todas las actividades pendientes, dividiéndolas de acuerdo al tipo de urgencia que tienen.
¿Te interesa saber de qué se trata? ¡Hoy te lo explicamos en este post!
¿A qué se le conoce como la matriz de administración del tiempo y en qué consiste?
Conocida también bajo el nombre de matriz de Eisenhower, debido a su creador, la matriz de administración del tiempo consiste en un método diseñado para gestionar de manera eficiente el tiempo dedicado a las actividades.
Según lo explicado por Dwight D. Eisenhower, quién ocupó la presidencia de Estados Unidos hace algún tiempo, la mejor forma de cumplir con las tareas y reducir el estrés que generan, es clasificándolas por la urgencia que tienen.
Por lo tanto, nos muestra la división de ellas a través de un cuadrante con cuatro renglones como:
- Primer cuadrante para colocar las actividades “urgentes e importantes”.
- Segundo cuadrante que incluye las tareas “importantes, no urgentes”
- Tercer cuadrante para colocar las actividades “urgentes, no importantes”
- Cuarto cuadrante que incluye las tareas “no urgentes y no importantes”
Cuando se hace de esta manera, es más sencillo comenzar con aquellas actividades que tiene mayor prioridad y continuar hasta las menos prioritarias. Lo mejor de todo es que puede implementarse de manera personal o profesional para asignarle tareas a un equipo de trabajo.
¿Qué son los parámetros urgentes e importante en la matriz de administración del tiempo?
Dos de los parámetros que se trabajan en la matriz de administración del tiempo son el de “urgente” e “importante.
- Parámetro urgente
Dicho parámetro está enfocado a aquellas actividades o tareas que requieren mayor interés por parte de la persona y que necesitan ser realizadas de forma inmediata.
Es importante mencionar que estas tareas tienen una gran influencia en nosotros y exigen nuestra atención total. Es por ello que nos generan cierta presión en caso de que no sean ejecutadas.
Algunos ejemplos son:
- Acudir de manera inmediata a una reunión.
- Presentar un reporte de alto nivel de prioridad.
- Atender una llamada del jefe.
- Parámetro importante
Son todas aquellas tareas que deben cumplirse para lograr el objetivo final de la empresa. Sin embargo, a pesar de ser importantes, no tienen el nivel de urgencia que aquellos definidos en la categoría de urgente.
Dentro de los ejemplos más comunes, se encuentran:
- Brindarle atención a un cliente nuevo.
- Planificar una campaña de marketing para la empresa.
¿Cómo funciona la matriz de administración del tiempo?
Tal como mencionamos la matriz de administración del tiempo funciona a través de cuadrantes de la siguiente manera:
- Cuadrante número 1: tareas urgentes e importantes
En este cuadrante deben ubicarse todas aquellas tareas más urgentes y que deben llevarse a cabo de inmediato. Es decir, no es posible seguir prolongando el tiempo para su cumplimiento.
Un ejemplo de ellas, es la de tener la pauta de publicar diariamente en las redes sociales donde sí o sí se debe cumplir con la tarea, ya que podría afectar el cronograma.
- Cuadrante número 2: tareas importantes, pero, no urgentes
A diferencia del primer cuadrante, corresponde a las tareas que son de importancia, pero, no deben ser realizadas con urgencia. Es decir, no cuentan con un plazo específico para su cumplimiento.
Por ejemplo, la planificación de un plan de aprendizaje corporativo para que los colaboradores potencien sus habilidades. Puede verse como algo importante, pero su urgencia no es alta.
- Cuadrante número 3: tareas no importantes y urgentes
Aunque suene un poco contradictorio, existen tareas que son urgentes pero su nivel de importancia es bajo. Esto quiere decir que deben ser resueltas lo más pronto posible, ya sea por ti mismo o tu equipo de trabajo.
Para entender un poco mejor, un ejemplo sobre este cuadrante es cuando se planifican reuniones laborales, o responde un correo electrónico de un posible cliente.
- Cuadrante número 4: tareas no urgentes y no importantes
En la matriz de administración del tiempo, pueden verse como las tareas rutinarias que no ayudan a avanzar y también hacen que se pierda mucho tiempo tratando de completarlas. De hecho, algunas personas se distraen con ellas y dejan de hacer lo verdaderamente importante.
Por ejemplo, el tiempo que se dedica a revisar las redes sociales, ver televisión, seleccionar una foto de perfil.
¿Cómo aplicar la matriz de administración del tiempo?
Al momento de aplicar adecuadamente la matriz de administración del tiempo, es importante seguir estos pasos:
- Definir los cuadrantes
Lo primero a hacer es plasmar los cuadrantes de la matriz. Puede trabajarse con 4 cuadros y asignarle un nombre a cada uno de ellos para trabajarlos.
- Hacer la división de tareas según el cuadrante
Es momento de colocar en cada cuadrante las tareas a realizar según su relevancia y urgencia.
- Comienza la asignación o delegación de tareas
La delegación de tareas es algo fundamental en esta matriz. La idea es asignar aquellas “no tan importantes y rutinarias” a alguien más. De esta manera, no tendrás que seguir comprometiendo tu tiempo a actividades tan sencillas.
- Enfocar los esfuerzos de acuerdo a lo indicado en la matriz
Trabajar y enfocar los esfuerzos de acuerdo a los cuadrantes de la matriz de administración del tiempo. Es decir, a todo aquello que sea urgente e importante, principalmente y continuar con los demás.
Beneficios de aplicar la matriz de administración del tiempo
Algunos de los beneficios más importantes de aplicar la matriz de administración del tiempo son:
- Ayuda a identificar de una manera sencilla cuáles son aquellas actividades que tienen más prioridad que otras.
- Permite gestionar la asignación de tareas a otras personas.
- Minimiza procrastinar las actividades.
- Es muy útil para evitar trabajar horas extras, debido a que promueve la planificación de tareas según el tiempo permitido.
Finalmente, la matriz de administración del tiempo funciona como uno de los métodos más eficientes para asignar tareas, cumplir actividades y tener una gestión del tiempo adecuada.
Para elaborar este artículo se consultaron algunas fuentes de información:
