Los registros contables ayudan a mantener un control de todas las transacciones financieras realizadas en una empresa. Además de ser un documento obligatorio, según las autoridades fiscales.
Sin embargo, no es lo único para lo que sirven.
En este artículo te diremos qué son, cuáles son sus tipos y los beneficios de tenerlos en tu empresa. ¡Comencemos!
¿Qué son los registros contables?
También conocidos como libros de contabilidad o libros de comercios, los registros contables son documentos físicos utilizados para registrar los ingresos y egresos de una empresa.
Los técnicos contables o contadores, son los encargados de completar este registro y hacer la supervisión de la totalidad de las cuentas en el libro mayor.
Algo importante a mencionar, es que los libros son llenados de acuerdo a un periodo estipulado, como mes, año. De esta manera, se puede llevar un control de forma cronológica y ordenada.
Ahora bien, dentro de los principales datos que deben incluirse en este registro, tenemos:
- Las fechas de las anotaciones.
- Número de la anotación del ejercicio económico que se está trabajando.
- El código y denominación de las cuentas intervinientes.
- Los importes registrados en cada cuenta (bonos o cargos).
- Una descripción de la operación realizada.
Tipos de registros contables
Los tipos de registros contables son:
1. Registros obligatorios
Tal como su nombre lo indica, son registros obligatorios que debe llevar cualquier tipo de empresa, y que son exigidos legalmente. Ellos se subdividen en:
- Libro diario: aquí se registran las operaciones diarias de la empresa de manera cronológica.
- Libro de balances e inventarios: se detallan los patrimonios de la empresa, desde su inicio hasta el final.
2. Registros no obligatorios
Aunque no son exigidos obligatoriamente por la ley, la mayoría de las empresas los utiliza para llevar un control interno de sus actividades. Ellos son:
- Estados del flujo en efectivo: permite registrar la entrada y salida de efectivo en la empresa.
- Estado de resultado: se registran los ingresos y gastos, para medir la rentabilidad de la empresa. Aquí se incluyen también las facturas que no han sido pagadas aún por los clientes y los gastos acumulados sin pagar.
- Balance general: los activos y pasivos de la empresa son registrados en el balance.
Beneficios de tener registros contables
Los beneficios de tener registros contables en cualquier tipo de empresa, son:
- Ayuda a mantener un registro controlado de todos los bienes adquiridos por la empresa.
- Hay un mayor control en el flujo del efectivo, en función de las necesidades empresariales.
- Todos los movimientos a terceros están soportados en el documento.
- Las responsabilidades de la empresa son registradas de una manera más sencilla.
- Permite controlar el estado económico de una organización.
- Son muy útiles para la preparación de las declaraciones de impuestos.
- Las nóminas y deducciones que se deben realizar a los empleados, pueden ser controladas desde los registros.
- Permite reunir todas aquellas facturas de proveedores que han sido pagadas y las que están sin pagar.
- Facilita la creación de presupuestos y proyecciones económicas de una empresa.
