Los proyectos que desarrollan estrategias para tener una buena gestión de riesgos son los que mayor éxito tienen. Esto se debe a que logran minimizar los problemas futuros que podrían llegar a afectar a una empresa.
¡Descubre qué es y cómo emplearla eficazmente en cualquier tipo de negocio!
¿A qué se le conoce como gestión de riesgos?
Cuando hablamos de gestión de riesgos nos referimos a un proceso o estrategia enfocada a la identificación, análisis y manejo de los posibles riesgos que puedan amenazar a una organización o proyecto durante su desarrollo.
La idea es planificar estrategias que puedan contrarrestar su efecto y al mismo tiempo le brinde un plan de acción a los miembros de una organización, en caso de que se lleguen a presentar. De esta manera, sabrán cómo accionar.
Ahora bien, es importante mencionar que los riesgos corresponden a todas aquellas amenazas que puedan interrumpir o afectar el éxito de un proyecto. Dichos riesgos pueden ser de índole interno y externo.
Por ejemplo, cuando hay un retraso en el cronograma del proyecto debido a que no se cuenta con el personal completo para iniciarlo. También ocurre cuando se excede el presupuesto que se había previsto.
Cómo emplear una buena estrategia de gestión de riesgos en un proyecto
Para tener éxito en una estrategia de gestión de riesgos, es importante hacer lo siguiente:
- Identificar los riesgos o casos que podrían afectar un proyecto
El primer paso siempre consiste en la identificación de los casos o riesgos que podrían retrasar la realización de un proyecto. Con la intención de conocer esos escenarios que podrían darse, lo ideal es:
- Tener una reunión con líderes del proyecto, partes interesadas y expertos en el tema. La idea es consultarles si han tenido experiencia en proyectos similares y aporten ideas sobre las posibles soluciones. Pero, en el caso, de que no cuenten con experiencia, su conocimiento también es clave en la gestión de riesgos.
- Fomentar la lluvia de ideas con los equipos del proyecto. Como cada uno tendrá una perspectiva diferente del proyecto, dependiendo del ámbito que deba trabajar, es posible conocer distintos riesgos en las diferentes áreas.
- Documentando todo, incluyendo el presupuesto. Durante la fase de identificación también es importante proyectar el presupuesto que pudiera necesitarse para enfrentar las amenazas futuras.
- Haciendo un análisis de los riesgos identificados
Para cada uno de los riesgos identificados es necesario considerar el nivel de gravedad que representa, y al mismo tiempo diseñar una o varias soluciones.
Una manera de conocer su nivel de gravedad, es pensando en las consecuencias o impacto que llegaría a ocasionar. De esta manera, se desarrollarán planes de acción que llevarán a cabo los miembros de la organización para proporcionar la mejor respuesta.
- Estableciendo los riesgos por prioridades
Es poco probable que todos los riesgos que hayan sido identificados puedan producirse. Por lo tanto, es importante hacer una lista con aquellos que tienen prioridad, es decir, que tengan mayor potencial de generarse.
El objetivo es ponerlos de primero en la lista, para prestarle más atención y ejecutar planes de contingencia y control.
- Asignar un responsable por riesgo
Los planes de gestión de riesgos deben contar con un responsable. Se trata de la persona que liderará y controlará la toma de decisiones cuando se encuentre frente al riesgo.
Aunque todos pueden saber el plan a seguir, es importante tener un guía que los ayude a implementar las acciones consideradas en la estrategia de gestión de riesgos.
- Realizar supervisiones periódicas
Llevar una supervisión es esencial, para no llevarse ninguna sorpresa negativa durante el desarrollo del proceso. Por lo tanto, se aconseja tener un equipo de supervisores que se encarguen de enviar actualizaciones periódicas sobre ellos.
Del mismo modo, es necesario valorar si un riesgo cambia su nivel de mitigación y dejarlo documentado, para que todos puedan estar al tanto de lo que puede o no ocurrir.
- Accionar con un plan de contingencia
En el caso de que algunos de los riesgos puedan darse, será momento de responder de acuerdo los planes de contingencia previamente desarrollados.
Se trata de poner en práctica todo lo estudiado, de acuerdo a la estrategia desarrollada, tomando en cuenta las medidas de seguridad establecidas en cada tipo de riesgo.
Es importante mencionar que los tipos de respuestas que pueden ejecutarse son:
- Sistemas de prevenciones, las cuales permiten minimizar el riesgo de las amenazas antes de que se produzcan.
- Sistemas de mitigación, que permiten reducir las probabilidades de que ocurran.
- Sistemas de aceptación, es cuando se tiene certeza de que algo pueda ocurrir y adoptar una postura de accionar en el momento que se requiera.
Al poner en práctica estos consejos, se estará llevando a cabo un buen plan de gestión de riesgos.
