Utilizar una carta de presentacion de una empresa permite proyectar una imagen positiva de la empresa y al mismo tiempo exponer de una manera diferente la oferta de valor. Sin embargo, es importante que tenga una buena estructura.
Si estás pensando en iniciar una nueva relación comercial, te interesará aprender cómo redactar una carta con fines empresariales. ¡Te explicamos el paso a paso!
¿Qué es una carta de presentación de una empresa y para qué sirve?
La definición de carta de presentacion de una empresa hace referencia a un texto donde se presenta a la empresa y los productos/servicios que dispone. En la mayoría de los casos, este documento sirve para crear nuevos contactos o iniciar relaciones comerciales con otras empresas.
Ahora bien, dicha carta sirve para:
- Crear una buena impresión.
- Proporcionar detalles importantes sobre la empresa.
- Ofrecer información del catálogo de servicios/productos disponibles.
- Promover los beneficios de lo que ofrecen.
De esta manera, gracias a la carta de presentación, las otras empresas pueden conocer en detalle la oferta presentada y tomar la decisión de cerrar negocios.
Estructura que debe tener una carta de presentación de una empresa
Para tener éxito en la carta de presentación de una empresa es necesario seguir la siguiente estructura:
- Identificación del objetivo
Antes de iniciar la redacción de la carta, es importante haber establecido previamente los objetivos a perseguir, como, por ejemplo:
- Presentar la empresa a un cliente potencial.
- Promover la relación comercial o alguna asociación con otra empresa.
- Solicitar la firma de un contrato.
Una vez que se identifica, es más sencillo redactar de una manera eficiente y convincente para lograrlo.
- Iniciar un proceso de investigación
Comenzar la investigación de aquellas empresas relacionadas al cumplimiento de objetivos, es decir, que logren encajar adecuadamente con lo que necesitas.
Gracias al internet, es posible conseguir información importante a través de las páginas web, redes sociales, blogs, artículos de noticias, entre otros. Esto te ayudará a conocer mejor la empresa y los principios que manejan.
A muchos socios comerciales les gusta la idea de preocuparse o mostrar interés por su empresa antes de llegar a un acuerdo. Por eso, no puedes saltarte este paso.
- Iniciar el saludo de la carta de una manera cordial
Todas las comunicaciones en la carta de presentación de una empresa deben manejarse de manera formal. De esta manera, podrás proyectar profesionalismo y credibilidad a la otra empresa.
Dentro de los aspectos más importantes a tener en cuenta, tenemos:
- Utilizar la formalidad al iniciar con el Sr, Sra, Sres.
- Reducir el uso de jergas.
- Ser directo en el saludo.
Aplicando todo lo anterior un ejemplo de saludo sería el siguiente:
“Estimado Sr. Parker”
Me llamo Joh Smith, fundador de la empresa XXX, dedicada a la consultoría de marketing digital.
- Cuerpo de la carta con argumentos sólidos
Lo siguiente es hablar en el cuerpo de la carta con argumentos sólidos, tratando de iniciar una conversación para captar su atención. Por lo tanto, los argumentos a utilizar deben ser claros y comprensibles. También es muy útil emplear cifras o datos que refuercen el punto de vista que se está tratando de exponer.
Un ejemplo de argumento sólido sería:
¿Sabías que las empresas que el 10% de las empresas actuales tienen presencia en Internet y no están aprovechando los medios digitales para aumentar sus ganancias?
- Momento de presentar a tu empresa
No es necesario ser demasiado adulador o prepotente en este apartado. De hecho, mientras más sencillo y directo sea la presentación de tu empresa, mejor.
Pero lo que sí debe incluir es lo siguiente:
- Nombre, ubicación, productos/servicios de la empresa. Para ello, puedes utilizar entre 2 a 3 párrafos como máximo.
- Describir la propuesta de valor de una forma innovadora, como mediante fotos, videos, testimonios de personas.
- Proporcionar pruebas que respalden el éxito de tu empresa.
- Explicar el motivo para tener una relación comercial entre ambas empresas
Justificar de una forma agradable y amena, lo beneficioso es que llegar a una relación comercial entre ambas empresas. Una estrategia muy eficaz para lograr ese primer contacto es hacer alguna invitación a una muestra o conferencia de la empresa.
- Incluir una llamada a la acción
Con el objetivo de promover el interés e interacción con tu empresa, la carta debe finalizar con una llamada a la acción atractiva, como, por ejemplo:
- “Me encantaría tener la oportunidad de poder discutir esto más a fondo, ¿Podemos programar una llamada la próxima semana?”
- Firmar la carta y cerrar
Toda carta de presentacion de una empresa debe cerrar con la firma del remitente. Además de verse como algo profesional, es un elemento que no puede faltar. Solo debe colocarse la firma junto a los datos de la empresa.
También se pueden incluir algunas frases educadas para finalizar como “gracias por tu tiempo”.
¿Por qué es importante hacer una carta de presentación de una empresa?
Aunque no es un requisito obligatorio, la principal razón para hacer una carta de presentacion de una empresa, es que te ayuda a ser más genuino en tu interés por crear una relación comercial con la otra empresa. Por lo tanto, es un recurso que vale la pena usar para aumentar las posibilidades de cerrar acuerdos comerciales.
