El movimiento de dinero en las cajas incluye pasar por el proceso del arqueo de caja, donde lo más importante es comprobar que todo cuadre. De esta manera, se logra garantizar una buena práctica financiera.
Si te interesa saber qué es y por qué es tan importante, ¡Aquí te lo contamos!
¿A qué se le llama arqueo de caja y dónde se utiliza?
El arqueo de caja consiste en el proceso de recuento de todas las transacciones monetarias realizadas durante un lapso determinado. Por lo tanto, su función principal es comprobar que el dinero ingresado haya sido debidamente contabilizado y corresponda al monto disponible en caja.
De esta manera, se garantiza que no hay ninguna falta del dinero marcado en los libros contables o sistema.
En la actualidad existen sistemas diseñados para cumplir adecuadamente con este proceso, sin embargo, la mayoría de las empresas prefieren hacerlo de manera manual, ya que es una tarea que requiere mucho cuidado y exactitud en el conteo.
Esto se debe a que, por lo general, no solo se debe contabilizar el dinero en efectivo, sino también transferencias bancarias, pagos con tarjeta, vales, tickets, y cualquier otro movimiento generado en la caja.
Ahora bien, algo importante a mencionar es que el proceso del arqueo de caja es utilizado en aquellos negocios donde se maneja una gran cantidad de dinero en efectivo a diario como:
- Restaurantes
- Comercios
- Gasolineras
- Supermercados
Dependiendo de las indicaciones del negocio, dicho arqueo puede realizarse diariamente, de manera semanal o aleatoria.
¿Cómo se realiza un arqueo de caja?
El proceso del arqueo de caja exige llevar a cabo los siguientes pasos:
- Preparar los documentos necesarios
El primer paso en el arqueo de caja consiste en organizar todos los documentos y comprobantes emitidos por la caja. Esto puede incluir tickets de pago, facturas, entre otros.
- Contar el dinero en efectivo
Una vez organizado todo lo anterior, lo siguiente es verificar el dinero en efectivo disponible. Esto incluye tanto las monedas como los billetes. Para hacerlo más organizado, lo ideal es acomodarlo según su denominación.
- Verificar los comprobantes de pago
Luego de contar el efectivo, es momento de pasar a la verificación de comprobantes de pago. Aquí, es necesario revisar que todos ellos se encuentren debidamente registrados en el sistema.
- Revisar el registro contable
Revisar que el saldo en efectivo sea el mismo del registro contable. Por lo general, es reflejado en el libro contable, donde se pueden ver todas las transacciones.
- Verificar las diferencias
En caso de encontrar alguna diferencia, es importante revisar su origen para realizar la corrección dentro del registro contable. Lo más importante es detectar la operación que ha ocasionado dicha diferencia y revisar que todo coincida.
- Documentar los resultados
Detallar a través de un informe escrito los resultados del arqueo de caja realizado, y las acciones tomadas en el momento.
Escenarios que se pueden tener al hacer un arqueo de caja
Hay 3 escenarios comunes que se pueden presentar luego de hacer un arqueo de caja, como los siguientes:
- La caja ha quedado cuadrada
De generarse este resultado, lo que indica es que todo ha coincidido. Es decir, lo contabilizado en sistema, como el conteo manual.
- Hay menos dinero
Si llega a faltar dinero, entonces significa que hay un error. Esto se debe a que la cuenta de la caja tiene un saldo mayor al que se tiene en físico.
- Hay dinero de sobra
Ocurre cuando hay un saldo mayor al contabilizado por la caja.
¿Por qué es importante el arqueo de caja?
Algunas de las razones esenciales que revelan la importancia del arqueo de caja son las siguientes:
- Hay un mayor control del flujo del dinero en efectivo
Los ingresos de dinero en efectivo pueden ser contabilizados con la ayuda del arqueo de caja. De esta manera, es más fácil saber si hay una diferencia o no, entre lo que marca el sistema y lo que está contado.
- Las irregularidades pueden ser detectadas
Cualquier problema o irregularidad en la caja puede ser manejada con mayor seguridad a través del arqueo de caja. Esto permite aumentar la transparencia y control dentro de la empresa.
- Ayuda en el cumplimiento fiscal
Las declaraciones fiscales exigen la presentación de los registros de los ingresos de la empresa, donde se encuentra el dinero en efectivo. De esta manera, ayuda a evitar problemas o sanciones contables, según las leyes de cada país.
¿Cada cuánto tiempo se deben hacer los arqueos de caja?
No existe un tiempo indicado, ya que todo va a depender del tipo de negocio. La gran mayoría realiza este proceso al finalizar la jornada laboral, o cuando un cajero debe entregar el turno a otro. Pero, en palabras más simples, dependerá de la fluidez de dinero que tenga el negocio.
Ahora bien, en empresas donde no es tan frecuente o común el movimiento de dinero a diario, lo más recomendable es hacerlo de manera mensual, es decir, una vez al mes.
