Gracias a la orden de compra las empresas pueden adquirir un producto/servicio de una manera eficiente y al mismo tiempo mantener un control y claridad sobre las compras realizadas.
Pero, ¿Qué es, cuáles son sus elementos y para qué sirve? ¡Te lo contamos todo aquí!
¿Qué es una orden de compra y cómo funciona?
La definición de orden de compra hace referencia a un documento que emite un comprador para pedir mercancía a un vendedor. Es importante mencionar que dicho documento tiene validez legal.
En el sector empresarial, es común que dichas órdenes sean enviadas desde la empresa hacia los proveedores de la mercancía que se intenta comprar.
Ahora bien, para que una orden de compra funcione, es necesario que ambas partes, como es el caso del vendedor-comprador estén totalmente de acuerdo. De ser así, entonces el proveedor tendrá la obligación de llevar la mercancía.
Elementos de una orden de compra
Toda orden de compra incluye los siguientes elementos:
- Información relevante del comprador y vendedor
Esto incluye los datos básicos como nombre de la empresa/tienda, dirección, email y número telefónico. Dichos datos son esenciales para que cada parte pueda tener claridad sobre con quién está haciendo negocio.
- Identificación del número de orden
Cada transacción está identificada por un número de orden único. Es decir, que no es posible encontrar dos órdenes de compra con el mismo identificador. Este método de organización ayuda a localizar la orden de compra de una manera rápida.
- Dirección de entrega y datos de factura
Dentro del mismo documento se debe anexar la información correspondiente a la dirección donde será entregada la mercancía. Además de colocar los datos exigidos en la facturación como razón social, dirección fiscal, RFC, entre otros.
- Información relacionada al pago de la mercancía
Todo lo relacionado al sector de pago también va incluido en la orden de compra, como es el caso de plazos, formas, términos. Es importante dejarlo bien especificado en el documento para evitar inconvenientes.
- Descripción del pedido
Es necesario realizar la descripción del pedido solicitado, como cantidad de productos/servicios, precios, marcas. Dicha información ayuda a comprobar que el pedido está correcto.
- Precio de la compra
En el apartado de precio es importante colocar tanto el sub-total como el precio final de una manera desglosada. En caso de que incluya algún impuesto o descuento, también tiene que estar bien detallado en el documento.
- Condiciones del pedido
Cuando hablamos de las condiciones o términos, nos referimos a aquellas políticas legales con las que trabaja la empresa que provee el producto, como es el caso de la garantía y devoluciones.
- Observaciones y notas
El espacio para observaciones y notas puede ser completado de manera opcional, en caso de que exista algún tipo de comentario importante que el cliente quiera mencionar. De no existir, no es posible dejar este apartado en blanco.
- Aprobación de las partes
Con el objetivo de consentir la compra es importante hacer la aprobación. Por lo general, se aprueba con la firma de las partes involucradas en la transacción.
Proceso para crear una orden de compra
Aunque el proceso en cada empresa puede variar, en términos generales una orden de compra se realiza siguiendo estos pasos:
- Un trabajador o directivo procede a iniciar la orden de compra, debido a que hay algún recurso o mercancía que está necesitando para la empresa.
- Trata de ubicar al mejor proveedor para el producto/servicio que está necesitando. Casi siempre la empresa cuenta con una base de datos de ellos, pero, de no tenerlo, también es posible enviarle dicha orden para comprar.
- Dicho documento debe estar aprobado por la persona encargada. Muchas empresas cuentan con un gerente de compras, quien tiene la decisión de aprobarlas o rechazarlas.
- Al ser aprobada, la orden pasa a ser enviada de manera directa al proveedor seleccionado, a alguna dirección de correo electrónica.
- Se procede a imprimir la orden para revisar que el pedido está en orden.
- La empresa espera el tiempo acordado con el proveedor para los productos/servicios.
- Al llegar la mercancía, el proveedor incluye una factura. En la empresa se aseguran que coincide con la compra inicial realizada.
- La factura es aprobada y pagada.
- El área contable guarda el registro de la orden de compra.
¿Para qué sirve una orden de compra?
Tener una orden de compra sirve para:
- Mantener claridad y transparencia en el pedido realizado.
- Tener garantía por escrito, en el caso de que se presente algún problema con la solicitud de compra.
- Facilitar la gestión de los pedidos en la empresa y seguimiento de la mercancía.
- Mejorar el control en el inventario, permitiendo ubicar los productos que todavía están en stock y los que han sido vendidos.
- Promueve una buena comunicación con los clientes, ya que todo lo relacionado a la compra-venta se encuentra bien detallado en el documento.
- Los beneficios económicos del negocio pueden ser visualizados con facilidad.
