Llevar la contabilidad de una empresa en orden es esencial para el crecimiento de la misma. Por eso, no puedes pasar por alto hacer una balanza de comprobación para que estés al tanto del estado financiero y de todas las operaciones realizadas en tu negocio durante cierto período de tiempo.
¿No sabes cómo hacerla? Pues bien, te invito a seguir leyendo este artículo donde te mostraremos el paso a paso para elaborarla y te explicaremos con más detalles porqué es tan importante dentro de la contabilidad de una compañía. ¡Adelante!
¿Qué es una balanza de comprobación?
Es un documento contable que muestra y equilibra los registros financieros de una compañía durante un periodo de tiempo determinado. Su función principal es verificar con exactitud qué no hayan errores en los registros contables y comparar los saldos de las cuentas contables con los saldos calculados a partir de las transacciones registradas.
Además, esta herramienta contable utiliza como variables los saldos deudores y acreedores. Reúne a los activos, pasivos, capital y resultados con la finalidad de corroborar que las entradas (débitos) y salidas (créditos) coincidan.
¿Cómo hacer una balanza de comprobación? Paso a paso
En primer lugar, elaborar este documento contable puede resultar bastante engorroso y frustrante si no sigues los procedimientos adecuados. Así que, presta atención a los siguientes pasos y ármate de paciencia:
- Define el período: Lo primero que debes hacer es fijar el periodo de tiempo que quieres analizar. Puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.
- Reúne la información: Ordena todas las cuentas de ese período.
- Totaliza las cuentas: Hay varias formas de totalizar los movimientos, puedes sumar por totales (sumando el total de cargos y abonos de cada cuenta) o por saldos que es determinado el saldo de cada cuenta (a través de la diferencia entre el debe y haber)
- Igualdad de sumas: La sumatoria de los saldos deudores con la de los acreedores debe dar igual. De lo contrario, habría un error y debes revisar.
- Sigue las reglas de cálculo: Si tienes un valor en el debe y otro en el haber, estos se restan. Los valores en el debe se suman con otros valores en el debe y asimismo si tienes valores en el haber se suman con otros valores en el haber.
- Determina los saldos finales: Para ello, debes tomar en cuenta tus saldos iniciales, solo sumas o restas con los movimientos y obtienes el saldo final.
- Revisión: Verifica que los saldos coinciden con los libros contables.
Finalmente, ten en cuenta que si el resultado es principalmente deudor va en la columna deudor. En cambio, si es acreedor debe ir en la columna de saldo acreedor.
¿Qué debes hacer si la balanza de comprobación no cuadra?
Si el balance de comprobación no cuadra significa que hay un error, así que tendrás que verificar nuevamente cada asiento contable:
- Verifica si no hay equivocaciones en las cuentas en las que corresponde contabilizar alguna operación.
- Revisa si no hay asientos omitidos o repetidos
- Si hay fechas incorrectas debes modificarlas
- Corrobora que los importes sean correctos.
- Asegúrate de que las partidas deudoras y las acreedoras estén correctamente registradas.
- Si todavía no encuentras el error, considera volver a hacer el balance desde 0.
En conclusión, la importancia del balance de comprobación radica en qué te permite mantener el orden de tus finanzas y así tomar decisiones acertadas y planificar con precisión el futuro de tu negocio.
